По данным наших опросов, проведенных на сайте, большинство коллег идут в отпуск в начале августа. А в это время финансовой службой компании управляет чаще всего директор. По большей части поэтому главбухи никому официально не поручают свои обязанности (см. результаты ниже). Между тем письменное делегирование полномочий на период отсутствия страхует от ответственности за непутевые действия подчиненных и, наоборот, выручает их во внештатных рабочих ситуациях.

Вы делегируете на время отпуска свои полномочия главбуха?

28% Да
72% Нет

Кто главный в финансовой службе компании, пока вы в отпуске?

33% Директор
26% Мой зам
6% Другой сотрудник
19% Я сам(а)
16% Никто

Обычно в карточке с образцами подписей, которую компания оформляет в банке, стоят подписи директора и главбуха. Переоформлять ее на новую на время отпуска главбуха не очень удобно. Но в этот период может возникнуть необходимость подписать платежки или получить наличные деньги в банке, а без подписи лиц, которые есть в карточке, сделать это не получится. На этот случай стоит оформить в банке временную карточку с образцами подписей дополнительно к основной (п. 7.16 Инструкции ЦБ РФ от 16.09.06 № 28-И).

Кроме того, есть возможность наделить правом первой и второй подписи нескольких сотрудников сразу (п. 7.9 Инструкции). То есть, например, право первой подписи кроме руководителя компании передать коммерческому директору, а право второй подписи с главбухом поделит его заместитель. Тогда каждый раз оформлять временную карточку вообще не потребуется.

Если компания пользуется программой «Клиент-банк», то проводить платежи она сможет и без оформления новой карточки. Главбуху достаточно передать свой ключ ЭЦП замещающему его работнику. Вместе с этим заместителю стоит передать еще и ключ ЭЦП для сдачи электронной отчетности. Всю отчетность в налоговую и фонды главбухи составляют и сдают сами и лишь потом уходят в отпуск. Но на всякий случай лучше подстраховаться, ведь инспекторы, например, иногда просят продублировать уже сданные в электронном виде расчеты и декларации.

По кодексу счета-фактуры подписывают директор и главбух компании. Но это право можно передать на основании приказа или доверенности. Если таких документов нет, то перед отпуском главбуха их стоит оформить, чтобы не возникло задержек в расчетах с покупателями.

В приказе или доверенности на передачу права подписания счетов-фактур следует установить срок действия документа и перечислить имена и образцы подписей уполномоченных сотрудников.

КСТАТИ. По возвращении из отпуска воспользуйтесь нашим специальным сервисом, который отслеживает все важные документы, пока вы отдыхаете.