Объединив Excel и Word, можно быстро заполнить одинаковые напоминания для должников о необходимости погасить задолженность. Тогда сумму долга, дату погашения, Ф. И.О. директора компании-контрагента можно будет вставлять в типовое письмо нажатием всего одной кнопки.

Шаг 1. Вначале необходимо создать в Excel и заполнить реестр должников. Столбцы можно сделать любые. Обычно это Ф. И.О. директора компании-контрагента, сумма долга, дата оплаты, договор и т. д.

Шаг 2. В Word требуется создать письмо-напоминание. Все надо сделать так, как если бы вы оформляли обычное типовое письмо. Есть только один нюанс: стоит избегать фраз и выражений, в которых фамилия, имя и отчество или какие-то другие данные из реестра склоняются.

Шаг 3. Чтобы научить Excel заполнять типовое письмо, в Word надо активировать панель «Слияние». Это просто. Выбираем меню «Сервис»>«Письма и рассылки»>«Показать панель инструментов слияния».

Шаг 4. На появившейся панели «Слияние» надо кликнуть «Открыть источник данных» и выбрать путь к файлу Excel, где реестр должников. В появившемся окне, ничего не меняя, необходимо нажать «ОК».

Шаг 5. Дальше на панели «Слияние» надо кликнуть иконку «Вставить поля слияния». Откроются окошко «Добавление поля слияния» и в нем все заголовки столбцов из таблицы Excel. Например, заголовок столбца Excel «ФИО» в письме необходимо поставить после слов «Уважаемый, ». Для этого надо поставить курсор в место, где должна быть фамилия, и нажать «Вставить». Остальные данные в текст письма расставляют по аналогии.

Шаг 6. Теперь остается кликнуть иконку «Поля/Данные» - и вы получите сформированный документ. Переключаться между письмами разным должникам можно стрелками вправо-влево в панели «Слияние». А чтобы распечатать письмо, следует нажать кнопку «Слияние при печати».

КСТАТИ. Cложность при работе с текстом - это использование корректных падежей и родов. Например, если письмо-напоминание направляется на имя конкретного адресата, которым может быть как женщина, так и мужчина, надо правильно выбрать форму обращения: «Уважаемый» или «Уважаемая». Если делать это вручную, то никакого смысла в объединении не будет. Решить проблему просто. В реестре Excel надо сделать дополнительный столбец и вписать туда правильное окончание «ый» или «ая». Останется лишь подставить его к тексту обращения. Тогда обращение будет выглядеть так: «Уважаем [поле из файла Excel, содержащее правильное окончание]».