Акт, составленный по итогам сверки с контрагентом, не только подтверждает фактическую задолженность партнера, но и помогает при налоговых проверках отстоять расходы по налогу на прибыль, вычеты НДС и отсутствие обязанности платить налоги с конкретной операции.

Комиссионер обязан представить комитенту отчет об исполнении данного ему поручения (ст. 999 Гражданского кодекса). Налоговики трактуют это положение так: если такого отчета нет, значит, и расходы у комитента по услугам комиссионера необоснованны.

Однако для подтверждения затрат в налоговом учете сгодится и акт сверки между сторонами. Главное, чтобы в нем содержалась информация о фактах и датах конкретных операций, а также о суммах, поступивших в счет оплаты реализованной продукции, и т. д. Суды такие акты приравнивают к отчетам комиссионера (см. постановление Федерального арбитражного суда Дальневосточного округа от 17.10.08 № Ф03-3515/2008).

Сличение подписей на «первичке» - любимый конек проверяющих. Если на накладных, счетах-фактурах и т. п. подпись одного и того же должностного лица, на взгляд проверяющих, различается, документы признают недостоверными, сделку - фиктивной, вычет НДС - неправомерным.

Но суды такой формализм не приветствуют. Они указывают налоговикам на то, что надо принимать в подтверждение любые другие документы, из которых прослеживаются фактическая поставка и оплата товаров. В частности, акт сверки взаиморасчетов с поставщиком (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 31.07.07 № Ф08-4771/2007-1825А).

С полученной предоплаты поставщик или исполнитель обязан заплатить НДС, а при «упрощенке» авансы учитываются в доходах по мере поступления. Компаниям иногда приходится доказывать налоговикам, что авансы эти они вернули и потому облагать в общем-то нечего. В такой ситуации как нельзя кстати будет акт сверки с покупателями (постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 15.08.08 № А82-15090/2006-28).

Для списания «дебиторки» акт сверки не нужен

Если у компании нет актов взаиморасчетов с контрагентом, она все равно вправе списать дебиторскую задолженность в налоговом учете как безнадежную для взыскания. При условии, конечно, что есть документы, подтверждающие наличие «дебиторки» и истечение срока исковой давности, соблюден установленный порядок списания долга (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 21.04.09 № КА-А40/3096-09).

Но даже если акты сверки есть, то без первичных документов, связанных с возникновением задолженности, безнадежную «дебиторку» списать в расходы не получится (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 13.02.08 № Ф04-580/2008(1258-А46-40)).