Очень неудобно, работая в Excel, «руками» переносить данные из одной таблицы в другую. Допустим, есть таблица с данными о продажах: дата отгрузки, название компании-покупателя, наименование приобретенной продукции и объем поставки в натуральных единицах. Прайс-лист, в котором указаны цены за единицу поставляемой продукции, существует отдельно. Задача: перевести в стоимост-ное выражение ежедневные продажи, то есть интегрировать в таблицу с данными о продажах цены из прайс-листа.

Сделать это без монотонной ручной работы позволяет стандартный инструмент Excel - функция вертикального просмотра «ВПР», которая автоматически сделает выборку и подставит нужные данные. Для этого в графу отчета, которая отведена под цены, надо ввести формулу «=ВПР(искомое значение; таблица; номер столбца; интервальный просмотр)».

1. Искомое значение - ячейка с данными, по которым нужно подобрать недостающие сведения из другой таблицы. В нашем примере это ячейка с наименованием товара.

2. Таблица - здесь нужно указать диапазон ячеек из другой таблицы, по которому будет проводиться поиск. Чтобы это значение задать, достаточно будет выделить прайс-лист при помощи мышки. Тут есть одна тонкость. Чтобы «ВПР» работала корректно, в прайс-листе первой колонкой должно быть наименование товара. Если это не так, то, выделяя таблицу, которую будет использовать «ВПР» как источник подстановки, надо начать именно со столб-ца с наименованиями.

3. Номер столбца - порядковый номер столбца в прайс-листе, из которого функция выберет данные о ценах. Указать необходимо именно номер столбца от начала таблицы. К примеру, если в прайс-листе первая колонка - наименование товаров, а вторая - цена, то в функцию необходимо ввести цифру 2.

4. Интервальный просмотр - для этого аргумента функции предусмотрено только два значения: «ИСТИНА» или «ЛОЖЬ». В первом случае функция будет искать по прайс-листу не точно соответствующее наименование, а похожее. Из-за этого возможны ошибки, поэтому лучше задать «ЛОЖЬ».

После того как вы ввели функ-цию, останется только скопировать ее во все ячейки отчета о продажах.

КСТАТИ. При копировании важно учитывать, что в формуле будут меняться ссылки на ячейки. Например, если копировать вниз формулу «=A1+B1», уже в следующей ячейке она примет вид «=A2+B2». А значит, в нашем примере данные о товаре из верхней ячейки не попадут в выборку. Чтобы избежать этого, используется знак доллара $. В случае с функцией «ВПР» это может выглядеть следующим образом «=ВПР(C1;$F$1:$E$35;2;ЛОЖЬ)», где $F$1:$E$35 - защищенная от изменения при копировании ссылка на прай-лист.