С чего начать: Определите первоначальную стоимость автомобиля. Установите срок полезного использования в зависимости от типа транспорта.

Что будет самым сложным: Ежемесячно рассчитывать, какую часть уплаченной страховой премии можно учесть в расходах. Проверять, укладывается ли фактический расход топлива в утвержденные нормы.

Если ваша компания на «упрощенке»

«Упрощенщики», которые ведут бухучет, делают проводки по тем же правилам, что и компании на общем режиме.

Условия примера: ООО «Система» купило легковой автомобиль

ООО «Система» применяет общий режим налогообложения. Отчетный период по налогу на прибыль — январь, январь—февраль и т. д.

17 мая 2012 года представитель компании забрал в автосалоне легковой автомобиль SKODA SUPERB 2,0 TSI 200 л. с. DSG. Машина обошлась организации в 1 478 200 руб., НДС — 266 076 руб.

В мае принимают автомобиль к учету и отражают первостепенные расходы на него

Еще до того как автомобиль перейдет в собственность компании, придется как минимум оплатить страховку и заправить машину топливом. Разберемся со всем по порядку.

Перед тем как забрать машину из салона, оплачивают страховку

16 мая бухгалтер заполнил платежные поручения на годовые полисы ОСАГО и КАСКО (оба на период с 17 мая 2012 года по 16 мая 2013 года). Страховая премия по договору «автогражданки» составила 13 680 руб., по договору страхования от ущерба и угона — 90 000 руб. В тот же день бухгалтер сделал следующие проводки:

ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по договорам ОСАГО» КРЕДИТ 51
—13 680 руб. — перечислена премия по договору ОСАГО;

ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по договорам КАСКО» КРЕДИТ 51
—90 000 руб. — перечислена премия по договору КАСКО.

В день выдачи машины отражают затраты на первую заправку бензином

Водителю, который забирал автомобиль из салона, 17 мая выдали под отчет 1500 руб. для заправки. 17 мая сотрудник заправил автомобиль на все выданные деньги (стоимость литра бензина составила 30 руб.). На АЗС ему выдали кассовый чек, в котором НДС не выделен и не упоминается:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
—1500 руб. — выдан аванс на покупку топлива;

ДЕБЕТ 10 субсчет «Топливо» КРЕДИТ 71
—1500 руб. — оприходован бензин, приобретенный за наличный расчет.

После постановки машины на учет в ГИБДД ее переводят в состав основных средств

18 мая водитель компании поехал регистрировать автомобиль в ГИБДД. Госпошлины за номерные знаки и свидетельство о регистрации машины составили 1500 руб. и 300 руб. соответственно.

ПБУ 6/01 требует включать госпошлины в первоначальную стоимость основного средства. И чиновники, курирующие налог на имущество, также настаивают на этом (см. письмо Минфина России от 29 сентября 2009 г. № 03-05-05-04/61). Поэтому бухгалтер ООО «Система» только 18 мая определил первоначальную стоимость автомобиля в бухгалтерском учете в сумме 1 480 000 руб. (1 478 200 + 1500 + 300).

Поскольку легковушка относится к третьей амортизационной группе, бухгалтер установил для нее срок полезного использования в 37 месяцев. 18 мая 2012 года он отразил объект в составе основных средств компании, сделав проводку:

ДЕБЕТ 01 КРЕДИТ 08
—1 480 000 руб. — принят к учету легковой автомобиль.

В налоговом учете первоначальную стоимость автомобиля также признали равной 1 480 000 руб. В данном случае бухгалтер исходил из того, что Налоговый кодекс РФ не запрещает включать госпошлины в стоимость основных средств. А при равной бухгалтерской и налоговой стоимости проще вести учет амортизационных отчислений. Хотя оговоримся, что по общему правилу пошлины относятся на прочие расходы и выгоднее для компании их списать единовременно.

В конце мая и потом ежемесячно списывают расходы на страхование

Расходы на ОСАГО и КАСКО бухгалтер отразил в последний день мая (31-го числа). Причем взял в расчет 15 дней. Ведь именно с 17 по 31 мая действовали страховки. Проводки тут такие:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты по договорам ОСАГО»
—562,19 руб. (13 680 руб. : 365 дн. 15 дн.) — отнесена на расходы стоимость страховой премии по договору ОСАГО за май 2012 года;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты по договорам КАСКО»
—3698,63 руб. (90 000 руб. : 365 дн. 15 дн.) — отнесена на расходы стоимость премии по договору КАСКО за май 2012 года.

Поскольку по налогу на прибыль компания отчитывается ежемесячно, эти же суммы можно учесть в составе прочих расходов при расчете налога на прибыль. Похожие проводки бухгалтер будет делать в конце каждого месяца, пока действует договор страхования. То есть 30 июня, 31 июля и т. д. Только брать в расчет он будет не 15 дней, а количество дней в месяце, в котором действует страховка. Например, для июня это 30 дней, а для июля — 31 день.

Но в мае 2013 года бухгалтер учтет только 16 дней. Ведь 16 мая договоры страхования, заключенные в 2012 году, закончатся.

В конце мая учитывают расходы на топливо

Важная деталь

В учетной политике нужно закрепить, с какой частотой в компании составляют путевые листы.

Согласно учетной политике компании путевые листы нужно составлять ежемесячно. Авансовый отчет, путевой лист и кассовый чек АЗС водитель представил в бухгалтерию 31 мая 2012 года. В тот же день руководитель утвердил этот отчет.

По данным путевого листа бухгалтер ООО «Система» рассчитал количество топлива, которое он сможет списать на затраты. Для этого он воспользовался формулой:

При этом стоимость топлива, которая списывается на расходы, зависит от метода оценки МПЗ, предусмотренного учетной политикой. А выбирают из способа, установленного пунктом 16 ПБУ 5/01 (например, ФИФО или по средней себестоимости).

Все расчеты бухгалтер оформил справкой (см. образец, который мы представили ниже). На основании этого документа он отразил списание бензина в бухгалтерском учете следующим образом:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 10 субсчет «Топливо»
—795 руб. — списан израсходованный бензин.

Такую же сумму бухгалтер отразил в налоговом учете в составе прочих расходов.

В июне начинают амортизировать автомобиль, а также учитывают плату за мойку

Как в бухгалтерском, так и в налоговом учете компания применяет линейный метод амортизации. Норма амортизации составляет 2,7 процента (1 : 37 мес. 100%). Поэтому, начиная с июня, ежемесячно бухгалтер ООО «Система» будет списывать в расходы 39 960 руб. (1 480 000 руб. 2,7%). 30 июня он делает проводку:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 02
—39 960 руб. — начислена амортизация по автомобилю.

Осторожно!

Подотчетнику без доверенности исполнитель услуг не выпишет счет-фактуру. Это чревато проблемами с вычетами по НДС.

Плюс ко всему 5 июня водителю компании выдали под отчет 2000 руб. Из подотчетных денег сотрудник заплатил за мойку машины 590 руб. (с учетом НДС). Поскольку у водителя была доверенность, на мойке ему выдали кассовый чек, товарный чек и счет-фактуру. Представленный водителем 19 июня авансовый отчет руководитель утвердил 22 июня. В итоге бухгалтер сделал проводки. Сначала 5 июня:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
—2000 руб. — выдан аванс на хозяйственные нужды.

А потом 22 июня 2012 года:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
—500 руб. — учтены расходы на мойку;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71
—90 руб. (590 руб. 18/118) — отражен «входной» НДС.

В налоговом учете бухгалтер списал плату за мойку (500 руб.) в составе расходов на содержание служебного транспорта.

В июле учитывают плату за техобслуживание

27 июля 2012 года водитель отогнал автомобиль на первое техобслуживание. Плата составила 8850 руб. (с учетом НДС). Деньги автосервису перечислили в тот же день. Записи в учете были такие:

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51
—8850 руб. — перечислена плата за техобслуживание;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 60
—7500 руб. — учтены расходы на техобслуживание;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
—1350 руб. (8850 руб. 18/118) — отражен «входной» НДС.

При расчете налога на прибыль бухгалтер учел плату за периодическое техобслуживание (7500 руб.) в составе тех же расходов на содержание служебного транспорта.