Notice: Undefined variable: alterlink in /var/www/admin/data/www/club-13.ru/modules/mod_pagepeel_banner/tmpl/default.php on line 55

Возможно ли признание в целях налогообложения расходов на проживание командированного сотрудника без подтверждающих документов?

23.11.2012 16:50 Администратор
Печать PDF

Возможно ли признание в целях налогообложения расходов на проживание командированного сотрудника без подтверждающих документов? Если возможно, то в какой сумме? Возникает ли у сотрудника в таком случае доход, облагаемый НДФЛ и страховыми взносами?

НДФЛ

Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.

Статья 217 НК РФ содержит закрытый перечень доходов, не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения).

Так, в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с в том числе с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, расходы по найму жилого помещения. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Следовательно, в случае непредставления сотрудником организации документов, подтверждающих оплату жилья во время нахождения в служебной командировке на территории РФ, суммы возмещения организацией указанных расходов освобождаются от обложения НДФЛ в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке. В то же время суммы возмещения организацией расходов сотрудника по найму жилья, превышающие указанные размеры, подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке.

Аналогичное мнение нашло отражение в письмах Минфина России от 28.04.2010 N 03-03-06/4/51 и от 15.06.2006 N 03-05-01-04/164.

Налог на прибыль

В силу пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на наем жилого помещения.

При этом такие расходы должны удовлетворять критериям признания расходов в целях налогообложения прибыли, предусмотренным п. 1 ст. 252 НК РФ, т.е. должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Таким образом, отсутствие необходимых подтверждающих документов влечет непризнание расходов в целях налогообложения прибыли.

Схожая точка зрения неоднократно высказывалась уполномоченными органами (смотрите, например, письма Минфина России от 28.04.2010 N 03-03-06/4/51, от 14.09.2009 2009 N 03-03-05/169, от 30.05.2008 N 03-03-06/1/340, Федеральной налоговой службы от 25.11.2009 N ММ-22-3/890@, от 18.08.2009 N 3-2-06/90).

При этом, в отличие от НДФЛ, в расходы не включается вся сумма оплаты проживания на основании п. 49 ст. 270 НК РФ как расходы, не соответствующие критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

Страховые взносы

На основании части 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" (далее - Закон N 212-ФЗ) объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг.

База для начисления страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в ст. 9 Закона N 212-ФЗ (часть 1 ст. 8 Закона N 212-ФЗ).

Часть 2 ст. 9 Закона N 212-ФЗ предусматривает, что при оплате плательщиками страховых взносов расходов на командировки работников как в пределах территории РФ, так и за пределами территории РФ не подлежат обложению страховыми взносами расходы по найму жилого помещения. При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.

В письме Минздравсоцразвития России от 11.11.2010 N 3416-19 разъясняется, что нормы возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, установлены в настоящее время только для работников организаций, финансируемых из бюджета. Для иных организаций нормы возмещения расходов на наем жилого помещения при непредставлении подтверждающих документов не установлены. Поэтому коммерческие организации не облагают страховыми взносами только фактические произведенные расходы по найму жилого помещения работника.

В этой связи можно сделать вывод, что если расходы по найму жилого помещения не подтверждены документально, то коммерческим организациям следует начислять страховые взносы на всю сумму возмещения.

Вместе с тем ст. 168 ТК РФ определяет, что работодатель обязан возместить командированному сотруднику расходы по найму жилого помещения. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Значит, организации, не финансируемые из бюджета, возмещают расходы на наем жилья в пределах норм, установленных коллективным договором или локальным актом.

Таким образом, можно предположить, что в случае, когда работник документально не подтвердил произведенные в командировке расходы по найму жилого помещения, то данные расходы могут быть освобождены от обложения страховыми взносами только в размере, определенном в коллективном договоре или в локальном нормативном акте.

Аналогичное мнение изложено в письме Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19.

В то же время, если же в коллективном договоре или локальном акте организации нормы возмещения расходов работников по найму жилого помещения не установлены, то при отсутствии документального подтверждения расходов данные суммы в полном объеме облагаются страховыми взносам.

Страховые взносы на социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний

Пункт 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" (далее - Закон N 125-ФЗ) указывает, что объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, выплачиваемые страхователями в пользу застрахованных в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, если в соответствии с гражданско-правовым договором страхователь обязан уплачивать страховщику страховые взносы.

Согласно п. 2 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ база для начисления страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных п. 1 настоящей статьи, начисленных страхователями в пользу застрахованных, за исключением сумм, указанных в ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ.

В свою очередь, п. 2 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ предусматривает, что при оплате страхователями расходов на командировки работников как в пределах территории РФ, так и за пределами территории РФ также не подлежат обложению страховыми взносами расходы по найму жилого помещения. При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.

Таким образом, в Вашей ситуации порядок исчисления страховых взносов на социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний аналогичен порядку исчисления страховых взносов по Закону N 212-ФЗ, изложенному нами выше.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Завьялов Кирилл

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Мягкова Светлана

6 апреля 2012 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.