Вы пока не сдали отчет 2-НДФЛ? Предлагаем обобщить знания по этому вопросу. Опубликованы материалы бесплатного экспресс-вебинара, сформированного на основе самых частых вопросов бухгалтеров.

Расшифровка вебинара от 29.02.2012

Добрый день!

Меня зовут Наталья Потапкина, я – один из экспертов сервиса Эврика. Наш сервис предназначен для расчета зарплаты в небольших организациях с простым учетом. Одна из самых важных возможностей сервиса – отчетность по зарплате, в том числе по форме 2-НДФЛ. Многие бухгалтеры уже сдали 2-НДФЛ, тем не менее, в нашу техподдержку продолжают поступать вопросы о том, как подготовить и сдать отчет. Поэтому мы решили провести экспресс-вебинар на тему отчетности 2-НДФЛ.

Программа вебинара :

Изменения в форме и формате сдачи 2-НДФЛ за 2011 год

Основной документ, регламентирующий сдачу отчетности по форме 2-НДФЛ, приказ ФНС РФ от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@. Но больший интерес представляет приказ ФНС РФ от 06.12.2011 N ММВ-7-3/909@, который вносит изменения в форму, формат, в этом Приказе прописаны измененные коды вычетов на детей.

Также важен приказ ФНС РФ от 16.09.2011 N ММВ-7-3/576@, регламентирующий правила и порядок подачи сведений. В частности, в нем описывается порядок подачи сведений о невозможности удержать налог с признаком 2. Также в данном приказе содержится новая измененная форма реестра и протокола приема сведений.

И, конечно, важный документ – Налоговый кодекс, также регламентирующий сдачу отчетности 2-НДФЛ.

Срок сдачи отчетности в этом году – 2 апреля (включительно).

Что поменялось в самой форме справки:

приказ 909 внес изменения в форму 2-НДФЛ. Основное изменение – это то, что теперь при доходах по разным ставкам формируется одна справка. То есть, если сотрудник получает доходы по ставке 13% (это обычная зарплата) и, например, по ставке 9% (дивиденды) - на него сейчас, в отличие от прошлого года, формируется одна справка, но в ней последовательно заполняется два раздела 3 для разных ставок и два раздела 5. В этом приказе также прописаны измененные коды стандартных вычетов на детей, про них поговорим позже.

Кроме того, с 2012 года начинает действовать изменение, внесенное в п. 2 ст. 230 НК РФ Федеральным законом от 18 июля 2011 г. № 227-ФЗ. Оно касается небольших организаций: сейчас если в организации 10 сотрудников или больше, то она обязана сдавать сведения в электронном виде на магнитных носителях или по ТКС с ЭЦП. На бумаге можно сдавать отчет только организациям, численность сотрудников которых меньше 10.

Один из самых популярных вопросов – как включать в отчет суммы за декабрь, начисленные и уплаченные позже, в 2012 году. Есть поясняющее письмо ФНС, которое говорит о том, что все суммы заработной платы, начисленные за декабрь и перечисленный налог в январе за декабрь 2011 года, нужно отображать в форме 2-НДФЛ за 2011 год. Это связано с тем, что в п.2 ст. 223 НК РФ сказано, что доход в виде оплаты труда считается полученным в последний день месяца, за который он был начислен. То есть все доходы, которые квалифицируются, как оплата труда должны быть показаны в тех месяцах, за которые они начислены, также как и суммы перечисленного налога. Если за декабрь зарплата начислялась и выплачивалась в январе, и налог перечислялся в январе, нужно, чтобы все эти суммы попали в отчет за 2011 год. Это важно знать, потому что, например, в ПФР другой принцип: там важна дата перечисления налога, здесь же важно, за какой месяц он перечислен.

Другая ситуация с суммами, которые не классифицируются налоговиками, как оплата труда. К распространенным случаям с таким суммам относятся отпускные и больничные.

Пример. Если отпускные начислены и выплачены в декабре 2011 г. за январь 2012 г. Фактически отпуск у сотрудника в январе, но начисление было в декабре. В этом случае нужно и суммы отпускных и перечисленные суммы НДФЛ с этих отпускных включить в отчет за 2011 год, по дате выплаты этого дохода.

Подобная ситуация с больничным листом. Допустим, сотрудник в январе 2012 года предоставляет больничный за декабрь 2011, т.е. фактически даты больничного в декабре 2011 г., а пособие начисляется и выплачивается в январе 2012. В этом случае включать его в отчет за 2011 год не нужно. Это пособие попадет уже в отчет за 2012 год.

К этим же суммам относятся и другие выплаты, которые не квалифицируются как оплата труда, т.е. это, например, оплата аренды, компенсации, мат. помощи, дивиденды. Все такие доходы отражаются в отчетности по дате выплаты дохода.

Новые стандартные вычеты при заполнении 2-НДФЛ

Все мы знаем, что в ноябре 2011 года внесены изменения в 218 статью НК РФ о стандартных вычетах. Сейчас мы поговорим только о тех изменениях, которые важны для отчетности за 2011 год. Изменился вычет на третьего ребенка – в 2011 году он составил 3 тыс. рублей.

Ниже приведены новые коды вычетов, введенные 909 приказом:

Важно, что старые коды вычетов, со 108 по 113, которые использовались в 2011 году до выхода изменений, тоже присутствуют в справочнике вычетов и могут участвовать в отчетности.

Какие коды использовать при отчетности за 2011 год? Пока нет официальных разъяснений на этот счет. Мы проверяли проверочными программами отчеты и со старыми кодами (108), и с новыми – все они успешно проходят проверку. Из этого мы делаем вывод, что в принципе допускается использование всех этих кодов.

Я рекомендую использовать старые коды со 108 по 113 для тех случаев, когда не делали перерасчет. Возможно, есть сотрудники, уволенные в 2011 году, до внесения изменений. В этом случае, если даже у сотрудника трое или четверо детей, поскольку он уволился до внесения изменений, нужно сдать отчет со старыми кодами, без пересчета (так же, как в справке 2-НДФЛ, которую выдали сотруднику при увольнении).

Если же был сделан перерасчет в связи с изменением вычета на третьего и последующих детей, то для этого вычета однозначно нужно использовать новый код 116, поскольку сумма вычета изменилась. А для вычетов на первого и второго ребенка можно использовать как 114 и 115 коды, так и 108.

Частые вопросы о сдаче 2-НДФЛ, поступающие в техподдержку Эврики

Переходим к вопросам из техподдержки. Я их объединила по группам.

Первая группа – суммы налога исчисленные не совпадают с суммами удержанными, т.е. строка 5.3 не совпадает со строкой 5.4 в справке. В каких ситуациях это может быть?

… Если исчислено меньше, чем удержано. Это значит, что у нас долг перед сотрудником, т.е. есть излишне удержанный налог. В справке 2-НДФЛ должна быть заполнена строка 5.6. «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом». Такая ситуация может возникнуть в следующих случаях:

Эта ситуация нормальная, в таком виде отчет может быть сдан. Сотрудник может сам обратиться ИФНС за возвратом излишне удержанного налога, заполнив декларацию по форме 3-НДФЛ.

…Если исчислено больше, чем удержано – в справке 2-НДФЛ должна быть заполнена строка 5.7 «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом». Это ситуация более критичная, хотя и менее редкая.

В этом случае необходимо было уведомить налоговую инспекцию о невозможности удержания налога в течение месяца, то есть до 1 февраля. Надеюсь, что все, у кого эта ситуация возникла, успешно это сделали. В этом случае сдается форма 2-НДФЛ с признаком 2 (невозможно удержать налог). Такие справки сдаются повторно, вместе со всеми, в целом по организации с признаком 1 до 2 апреля. Отличие в том, что когда сдается справка с признаком 2, в ней указываются только суммы не удержанного налога и только тот доход, с которого налог не удержан. При повторной сдаче справки с признаком 1 в ней указываются общие все суммы, доходов и налога.

Вторая группа – удержанная сумма налога не совпадает с перечисленной, т.е. строка 5.4 в справке 2-НДФЛ не совпадает со строкой 5.5. Почему такое может произойти?

…Если удержано больше, чем перечислено. Это значит, что в организации есть задолженность по уплате НДФЛ. Т.е. с сотрудника налог удержали, но в бюджет по какой-то причине не перечислили. Что мы советуем делать в таких случаях.

Во-первых, часто бывает ошибка, что уплаченные суммы, перечисленные в январе-феврале и марте, не включают в отчет. Нужно включить в отчет все перечисления за 2011 год, которые были до момента подготовки 2-НДФЛ.

Если все-таки задолженность имеется, нужно постараться погасить ее до сдачи отчетности и включить суммы перечислений в отчет. Это, конечно, не застрахует вас от уплаты пеней, и штрафов, т.к. сроки уплаты нарушены, и налоговики вправе их начислить при проверке. Но обычно, если на момент сдачи отчетности задолженность погашена, и сумма была небольшая, этого не происходит.

…Если же удержанная сумма меньше, чем перечисленная.Это значит, что в организации есть ошибочно перечисленные суммы, т. е. перечислили в бюджет большую сумму, чем фактически удержали с сотрудников.

Такой ситуации в отчете быть не должно. Дело в том, что такие суммы переплаты вообще не квалифицируются налоговиками как налог. Если переплата возникла по итогам года, ее нельзя зачесть в счет будущих удержаний налога. Мы советуем в этом случае изменить суммы в строке 5.5 «Перечисленный налог», указать ее такой же, как в строке 5.4. Если все-таки излишки по уплате есть, значит, их можно вернуть. Для этого нужно обратиться в налоговую, пройти сверку платежей и написать заявление о возврате налога (письмо ФНС России от 4 июля 2011 г. № ЕД-4-3/10764).