Самое сложное: Разобраться, какая модель кассового аппарата больше всего подходит именно вашей компании.
Будет проще, если: Купить ККТ в организации, которая является центром технического обслуживания.

Шаг №1. Выберите модель кассового аппарата

Выбирая конкретную модель ККТ, помните о важном правиле: кассовый аппарат должен быть включен в государственный реестр. Таково требование пункта 1 статьи 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ. Если же модель в реестре отсутствует, то применять ее запрещено. Это чревато штрафом по части 2 статьи 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Выходит, если кассир вовремя пробьет чек на кассе, исключенной из госреестра, его и компанию, в которой он работает, все равно могут привлечь к ответственности. Также как в ситуации, когда ККТ не используют вовсе. Другие случаи, когда компанию могут оштрафовать за неприменение кассы, несмотря на то, что кассир пробил чек, перечислены в таблице ниже. Там же сказано, в каких случаях такой штраф можно оспорить.

В каких ситуациях компанию могут оштрафовать за неприменение ККТ и когда этот штраф можно оспорить

К слову, в госреестр постоянно вносятся изменения. Проверить, содержится ли в нем приглянувшаяся вам модель, можно на сайте журнала «Главбух» по адресу: www.glavbukh.ru/kkt.

По сути, выбор модели упирается в потребности компании и то, какую сумму руководство готово потратить. Например, если вы планируете принимать к оплате не только наличные, но и банковские карты, понадобится более сложная модель, которая, естественно, стоит дороже.

Немаловажен и вид деятельности компании. Дело в том, что некоторые виды кассовой техники имеют ограниченное применение. В частности, модель АБПМ-К предназначена исключительно для расчетов при продаже билетов. А вот, скажем, ШТРИХ-LIGHT-ФР-K можно использовать в любой отрасли.

Шаг №2. Выберите поставщика и центр технического обслуживания

Помимо покупки ККТ нужно подумать о том, какая компания впоследствии будет заниматься техобслуживанием кассового аппарата. Как правило, центры технического обслуживания (далее — ЦТО) занимаются и продажей ККТ. Так что наиболее простой вариант — купить машину в ЦТО, заодно заключив с данной организацией договор на обслуживание.

Впрочем, если неподалеку от офиса вашей компании (или магазина) находится ЦТО, то имеет смысл заключить контракт на техподдержку именно с ним. Ведь во время эксплуатации кассовой техники ее придется проверять на предмет исправности. Делать это надо ежегодно (в январе-феврале). Таково требование абзаца 9 пункта 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745.

Шаг №3. Подайте документы на регистрацию ККТ в инспекцию

Далее нужно зарегистрировать кассовый аппарат в своей налоговой инспекции. Для этого подайте заявление по форме, приведенной в приложении № 1 к приказу ФНС России от 9 апреля 2008 г. № ММ-3-2/152@. Заполните два бланка: на втором экземпляре сотрудник инспекции поставит штамп о приеме.

Обратите особое внимание: с января 2012 года форма данного заявления полностью поменялась. Поправки были внесены приказом ФНС России от 21 ноября 2011 г. № ММВ-7-2/891@. Если раньше это была одна страница, то теперь бланк состоит из трех элементов:

— титульный лист;
— раздел 1, посвященный сведениям о модели ККТ;
— раздел 2, в котором пишут данные об адресе, где будет установлен кассовый аппарат.

Кстати, если вы одновременно регистрируете несколько кассовых машин, то все равно нужно заполнять одно заявление. Просто в нем будет больше разделов 1 и 2, увеличится и общее количество страниц (данное число надо указать на титульной странице). Образец заполнения титульного листа заявления мы привели ниже.

К заявлению вы прикладываете паспорт ККТ, полученный при покупке кассовой машины, и договор на техническое сопровождение кассового аппарата. Об этом сказано в пункте 27 Административного регламента, утвержденного приказом Минфина России от 10 марта 2009 г. № 19н (далее — Регламент).

Если заявление подписывает не руководитель организации, понадобится и доверенность, свидетельствующая о полномочиях представлять интересы компании. Лучше сделать несколько экземпляров доверенности, так как один из них налоговики могут забрать.

Порой инспекторы просят представить дополнительные документы, например договор аренды помещения, где будет установлена ККТ. Но такие требования незаконны.

Бумаги передайте в отдел делопроизводства инспекции. Далее сотрудники ИФНС передадут все документы в подразделение, которое ставит кассовые аппараты на учет. Кстати, срок для регистрации ККТ составляет пять рабочих дней с даты, когда инспекторы поставили свой штамп о приеме бумаг на копии заявления о регистрации кассового аппарата. Если с документами все в порядке, то можно переходить к шагу № 4.

Однако инспекторы могут придраться к тому, что в бумагах есть недочеты. Пока вы не исправите документы, кассовую машину на учет не поставят.

Вообще же исчерпывающий перечень оснований для отказа в регистрации ККТ приведен в пункте 22 Регламента. Например, не зарегистрируют аппарат, который исключен из госреестра либо находится в розыске. Не удастся поставить на учет машину с неисправностями, если нет договора с центром техобслуживания либо истек нормативный срок амортизации имущества (от 61 до 84 месяцев).

Обратите внимание: документы на регистрацию ККТ можно направить по почте. Однако этого лучше не делать хотя бы потому, что срок регистрации увеличится минимум на один рабочий день. К тому же в инспекции могут вообще не получить бумаги (письмо потеряется). Либо документы принесут в ИФНС спустя месяц или больше после отправки.

Шаг №4. Предъявите налоговикам сам кассовый аппарат

Следующий шаг — сотрудник инспекции согласовывает с вами время, когда можно осмотреть кассовую машину и сделать ее фискализацию, то есть пробный запуск. Осмотр можно провести как в ИФНС, так и в вашей организации. То есть по месту, где будет установлен аппарат (или несколько касс). Это позволяет сделать пункт 39 Регламента.

Если осмотр не будет пройден в назначенный день и час, то регистрировать кассовый аппарат вашей компании никто не будет. Тогда процесс заморозится до тех пор, пока вы не проверите ККТ с сотрудником инспекции.

Еще один момент. На фискализацию нужно пригласить сотрудника ЦТО, с которым подписан договор (см. письмо ФНС России от 10 июня 2011 г. № АС-4-2/9303@).

При осмотре налоговый инспектор, руководствуясь пунктом 39 Регламента, обратит внимание на целостность корпуса. Он также проверит, есть ли на корпусе ККТ знаки «Государственный реестр», «Сервисное обслуживание» и идентификационный знак, который содержит наименование модели контрольно-кассовой техники и ее заводской номер.

В свою очередь специалист центра технического обслуживания должен сделать следующее:

— проверить исправность и работоспособность ККТ;
— провести программирование печати на кассовом чеке;
— проверить наличие на корпусе кассового аппарата полного заводского номера;
— опечатать кассовый аппарат пломбой;
— заполнить раздел «Ввод в эксплуатацию» в паспорте ККТ;
— провести программирование режима ввода пароля налогового инспектора в память ККТ.

Затем инспектор включит кассовый аппарат, введет пароль доступа к фискальной памяти, проверит работу всех счетчиков и наличие необходимых реквизитов на кассовом чеке, отпечатает чек на сумму 1 рубль 11 копеек и снимет первый Z-отчет. Это и есть фискализация.

Далее работник ИФНС и вы, как представитель компании, подписываете акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины.

Инспектор делает отметку в паспорте ККТ о том, что осмотр и фискализация пройдены успешно. Данный штамп он заверяет печатью ИФНС (п. 43 Регламента).

Шаг №5. Получите документы о регистрации ККТ из инспекции

После того как вы прошли все процедуры, кассовый аппарат наконец поставят на учет — сотрудник налоговой инспекции выдаст вам карточку регистрации контрольно-кассовой техники (ее форма приведена в упомянутом приказе ФНС России № ММ-3-2/152@).

Как правило, карточку регистрации начальник инспекции подписывает через один или два дня после осмотра аппарата. Одновременно с карточкой вам вернут паспорт ККТ и договор на техническую поддержку. Теперь кассовым аппаратом можно пользоваться.